Thiết kế bao thư chuyên nghiệp CIT Branding

Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thì việc sử dụng hệ thống chuyển phát thư tín của hơi ít hơn so với trước. Tuy nhiên, trong hoạt động của các công ty, doanh nghiệp hay tổ chức vẫn còn áp dụng phương pháp này, nó là một phương tiện để kết nối mọi người lại với nhau. Đối với loại thư này thì việc thiết kế không hề đơn giản mà nó phải thể hiện được thương hiệu của cơ sở đó, sau đây là một số hướng dẫn thiết kế bao thư, thiết kế bì thư chi tiết.

Các thành phần phải có khi thiết kế bao thư, thiết kế bì thư 

Một bao thư cơ bản thì thường sẽ bao gồm các thành phần như: chỗ dán bao thư, nắp đậy bao thư, gân gấp giấy để niêm phong, khoảng trắng bên trong, cạnh của bao thư, tai bao thư và cạnh dưới bao thư.

Mặt trên bao thư khi in sẽ chừa chỗ để viết tên nơi gửi và nhận. Bao thư độc quyền thì có in thêm logo và địa chỉ, số điện thoại của công ty.

Vai trò của thiết kế bao thư, thiết kế bì thư

Hỗ trợ trong kinh doanh: Việc thiết kế bao thư chuyên nghiệp sẽ góp phần vào công tác quảng bá về mặt hình ảnh giúp nhận diện như logo, các thông tin của doanh nghiệp và các sản phẩm, dịch vụ cơ bản của doanh nghiệp khi đưa vào thiết kế in ấn.

Trong đời sống: Bao thư đang hỗ trợ khá nhiều trong đời sống hàng ngày như dùng để đựng thiệp cưới, thiệp mời, chúc mừng hay tiền,…. Nói chung thì phong bì sẽ giúp giữ kín những điều thật kín đáo, tế nhị nhất người đưa thư muốn gửi đến người nhận.

Những nguyên tắc phải thực hiện khi thiết kế bao thư, bì thư 

Muốn thiết kế một bao thư đẹp, độc đáo và gắn liền với thương hiệu cho công ty bạn thì cần phải nắm rõ các nguyên tắc cơ bản sau:

Kích thước của bì thư

Các loại bao thư nếu được dùng để đựng những mẫu thiệp chúc mừng thường sẽ có size là 22 × 12cm. Đối với loại để đựng tài liệu, hợp đồng hay thư để mời tiếp thị sản phẩm thì sẽ được thiết kế với kích thước giấy A4 tương đương với size 23 × 16cm. Ngoài ra cũng còn có nhiều loại kích thước khác tùy thuộc vào tính chất của công việc.

Chất liệu giấy chất lượng

Khi thiết kế bao thư thường sẽ dùng loại giấy fort, nhưng đôi khi cũng có thể sử dụng các loại khác như giấy couche, kraft, econo,…miễn sao đảm bảo không quá mỏng.

Thiết kế đơn giản

Bao thư cần được thiết kế theo phong cách đơn giản, không nên quá rườm rà về các thông tin, hình ảnh và màu sắc. Tuy nhiên, như thế không có nghĩa là phải thật đơn điệu và nhàm chán. Thiết kế thanh lịch nhưng vẫn phải thật độc đáo để có thể mang đến hiệu ứng thẩm mỹ cao nhất.

Chất lượng in tốt 

Khi in ấn phải đảm bảo giữ được màu sắc thật sắc nét, không bị loang lổ sẽ góp phần làm cho bao thư thêm phần chỉnh chu và chuyên nghiệp. Điều này cũng thể hiện sự tôn trọng đối với đối tác.

Một số lưu ý cần biết khi thiết kế bao thư

Bao thư chính là vật đầu tiên mà khách hàng hay đối tác sẽ nhìn thấy trước khi quyết định có hợp tác hay không. Nên việc thiết kế cần phải chỉnh chu và phải lưu ý các vấn đề sau đây:

Thông tin về doanh nghiệp phải được in ấn rõ ràng

Khi sử dụng thư để gửi lời mời hợp tác hoặc ký kết hợp đồng thì việc trước tiên mà đối tác muốn biết là các thông tin cơ bản của doanh nghiệp như tên, thương hiệu, thông tin liên hệ,…Vì vậy, trên bao thư chắc chắn phải có thông tin này và in ấn thật sắc nét.

Trên bao thư phải có logo doanh nghiệp

Việc đưa logo của doanh nghiệp lên bao thư sẽ khiến cho bao thư đó trở thành phương tiện để các cơ sở có thể quảng bá thương hiệu cũng như giúp đối tác sau này có thể nhận diện công ty một cách nhanh chóng.

Chú ý Font chữ sử dụng trên bao thư

Tuyệt đối không nên sử dụng những font chữ có thiết kế cầu kỳ để đưa lên bao thư. Bởi vì nó sẽ ảnh hưởng đến việc các đối tác khi nhận thư sẽ không thể nắm bắt được các nội dung cơ bản cũng như các thông tin in trên bao thư.

Lựa chọn màu sắc hài hòa cho bao thư

Như đã nói thì bao thư được sử dụng như một công cụ để nhận diện và quảng bá thương hiệu nên việc thiết kế, lựa chọn màu sắc phải được làm kỹ càng, tránh chọn lựa qua loa, đại khái. Việc chọn màu phải đảm bảo tính thẩm mỹ và hài hòa đúng theo tiêu chí của một bao thư cơ bản.

Hướng dẫn chi tiết thiết kế bao thư bằng Word

• Điều đầu tiên bạn phải tạo một file mới để tiến hành thiết kế phong bì thư. Di chuột tới Tools chọn Letters and Mailings, sau đó bấm  Envelopes and Labels.
• Khi màn hình đã hiện lên bảng “Envelopes and Labels”, thì bạn chỉ việc nhập địa chỉ theo sự hướng dẫn trong đó.
• Chọn lựa kích thước cho phong bì cùng với các phông chữ. Sau đó, bấm trỏ chuột vào “Options” và chọn kiểu chữ cho phong bì mà bạn muốn.
• Cần xem trước kết quả để chọn lại phông chữ với kích thước của địa chỉ người nhận và người gửi khi cần thiết. Muốn thực hiện thao tác bạn chỉ cần chọn vào Preview ở bên dưới hộp thoại.
• Nhấn chọn vào “Printing Options” để chọn hướng đặt phong bì của bạn vào máy in. Đó là chọn đặt mặt hướng lên hoặc xuống, đặt cạnh trên vào trong trước hay đặt cạnh hông vào trước.
• Hãy nhấn vào mục Add to Document để lưu lại chiếc phong bì vừa mới tạo. Bây giờ, trang 1 là phong bì đã tạo, từ trang 2 trở đi là nội dung thư.
• In phong bì và thư. Phải chắc chắn rằng bạn đã đặt đúng phần nắp phong bì úp xuống dưới để tránh bị kẹt giấy khi đang in.

Tổng kết

Tóm lại, việc thiết kế bao thư, thiết kế bì thư thật chỉnh chu và chuyên nghiệp cũng là một hình thức thể hiện sự tôn trọng của mình đối với người được nhận, vì thế bạn phải đảm bảo các tiêu chí cơ bản bên trên để có được những hiệu quả mà bạn mong đợi, đặc biệt là trong lĩnh vực kinh doanh.