KPI được xem là một trong những yếu tố quan trọng trong việc định hướng những chiến lược phát triển lâu dài của một tổ chức hoặc một doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể vạch ra những kế hoạch cụ thể và đúng đắn. Chỉ số đánh giá thực hiện công việc – KPI có ý nghĩa lớn trong việc tối ưu hiệu quả việc thiết lập, theo dõi và đánh giá trong công tác Quản trị Nhân sự. Vậy KPI là gì? Xây dựng KPI sao cho hiệu quả? Mời các bạn cùng CIT Group đi tìm hiểu trong bài viết này nhé!
KPI là gì?
KPI hiểu đơn giản là một chỉ số dùng để đo lường, đánh giá hiệu quả thực hiện công việc của mỗi nhân viên, cá nhân và toàn doanh nghiệp. KPI là cụm từ được viết tắt của Key Performance Indicator – chỉ số đánh giá thực hiện công việc.
KPI chính là công cụ hiện đại giúp các quản lý biến các chiến lược thành các mục tiêu quản lý cho từng phòng ban, bộ phận với từng lĩnh vực như nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, lương, đánh giá công việc,..) tài chính, kinh doanh, quảng cáo và từng cá nhân.
Các chỉ tiêu KPI cần phù hợp với chức năng của từng bộ phận, vị trí. Nhà quản lý sẽ áp dụng KPI để đánh giá hiệu quả của vị trí, từ đó tính toán và trả lương kết quả hoặc thưởng KPI cho nhân viên.
KPI chính là viết tắt của Key Performance Indicator
Một vài ví dụ về KPI:
- Tỷ suất lợi nhuận
- Doanh thu định kỳ hàng tháng
- Hoạt động của kinh doanh
- Tăng trưởng doanh số bán hàng
- Giá trị dự kiến
- Lịch hoạt động
Xem thêm: Download FREE trọn bộ mẫu hồ sơ năng lực file word đẹp (2021)
Phân loại Chỉ số KPI
Có nhiều cách phân loại KPI. Tuy nhiên, một trong những cách phổ biến được nhiều đơn vị sử dụng là KPI chiến lược và KPI chiến thuật.
?KPI chiến lược
KPI chiến lược là các chỉ tiêu KPI được gắn với các mục tiêu chiến lược như lợi nhuận, doanh thu, thị phần, thương hiệu. Những chỉ tiêu này tác động trực tiếp đến sự sống còn và hỗ trợ thực hiện chiến lược của công ty.
Ví dụ: Chỉ tiêu KPI chiến lược – Doanh thu với số kế hoạch (mục tiêu) = 150 tỷ/năm.
KPI chiến lược đảm bảo doanh thu của công ty phải đạt được 150 tỷ/năm để mang lại lợi nhuận và thị phần tốt. Nếu không đạt được chỉ tiêu này, công ty không đảm bảo được lợi nhuận, có thể mất thị phần vào tay đối thủ khác và lâu dài sẽ không đạt được mục tiêu trở thành một trong những công ty top 10 của thị trường.
?KPI chiến thuật
KPI chiến thuật là các chỉ tiêu gắn với các mục tiêu mang tính chiến thuật, tức là những hoạt động cụ thể nhằm đạt đến mục tiêu chiến lược.
Ví dụ: Để đạt được doanh thu là 150 tỷ/năm, công ty cần có 600 khách hàng ký hợp đồng với giá trị hợp đồng trung bình 250 triệu/năm. Để có 600 khách hàng ký hợp đồng, công ty cần có khoảng 10.000 lượt tiếp cận khách hàng. Như vậy, Phòng Marketing cần có những cách tiếp thị, truyền thông như thế nào để đảm bảo tạo ra 10.000 khách hàng tiếp cận qua các kênh Website, Social Media,..
Chỉ tiêu này có thể lại được tách nhỏ hơn thành những chỉ tiêu cụ thể để giao cho các thành viên phụ trách chức năng/công việc tương ứng. Ví dụ, 6000 khách hàng tiếp cận qua website, 4000 khách hàng tiếp cận qua các trang mạng xã hội,…
Từ đó, KPI chiến lược có thể coi là các chỉ tiêu ở cấp công ty, và có thể được phân bổ xuống cho các phòng ban. Các trưởng phòng ban sẽ phân tích các chỉ tiêu này thành các chỉ tiêu cụ thể hơn ở cấp chiến thuật và giao cho các thành viên có trách nhiệm tương ứng thực hiện.
Lợi ích của Chỉ số KPI
Chỉ số KPI có vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh nghiệp đạt được những mục tiêu đã đề ra. Cụ thể như sau:
- Chỉ số KPI là công cụ triển khai và đo lường hiệu quả thực hiện chiến lược. KPI giúp nhà điều hành luôn cập nhật được tình trạng của doanh nghiệp. Đo lường hiệu suất của doanh nghiệp, bộ phận và cá nhân so với mục tiêu ban đầu đề ra.
- Hỗ trợ cấp quản lý đưa ra chế độ lương thưởng tương xứng theo kết quả thu nhận được. Từ đó, có thể tạo động lực cho nhân viên làm việc tốt hơn.
- Giúp nhân viên có cái nhìn tổng thể về mục tiêu công việc. Hiểu rõ các công việc quan trọng, ưu tiên làm trước để đạt mục tiêu.
- Định hình và phát triển chiến lược của doanh nghiệp theo mục tiêu sâu sát của từng cá nhân.
Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI là gì?
Mỗi công ty, doanh nghiệp, hay mỗi dự án đều có những quy trình áp dụng KPI riêng biệt bởi nó còn phụ thuộc vào mục đích của từng đơn vị. Tuy nhiên chỉ có 1 quy chuẩn chung hay còn gọi là khung về quy trình xây dựng hệ thông KPIs. cũng như các yếu tố xây dựng KPI như sau:
Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI
Xác định chủ thể xây dựng KPI
Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban… Dù là ai thì cũng đều phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, dự án. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ về đánh giá KPI là gì trong kinh doanh.
Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan.
Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận
Khi xây dựng nên một hệ thống chỉ số KPIs cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án…
Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng chức danh
Cần mô tả rõ ràng công việc của từng cá nhân. Nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng cụ thể.
Xác định chỉ số hiệu suất cốt yếu KPIs
– Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.
– Chỉ số cá nhân: Được xây dựng dựa trên các KPIs cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.
– Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.
Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả
Mỗi chỉ số sẽ có mức độ thang điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra là bao nhiêu %
Đo lường – Tổng kết – Điều chỉnh
Dựa trên những khung điểm kể trên, nhà quản lý, trưởng bộ phận… sẽ tổng kết lại tổng điểm cũng như đưa ra kết luận, đồng thời từ đó đưa ra những điều chỉnh phù hợp hơn.
Tiêu chí SMART của Chỉ số KPI
Sử dụng công cụ SMART để xây dựng KPIs phù hợp nhất
?Cụ thể (Specific)
- Từng thông số của chỉ số phải được tách rõ ràng: Tên chỉ số, Công thức tính, Nguồn thông tin, Trọng số, Đơn vị tính, Số Kế hoạch và Số thực hiện. Việc trộn tất cả những yếu tố này khiến cho việc triển khai, đưa lên phần mềm gặp rất nhiều khó khăn.
- Tên chỉ số phải ngắn gọn nhưng cần phản ánh được bản chất của chỉ số. Ví dụ: Doanh thu, Doanh thu xuất khẩu. Điều này giúp triển khai thuận tiện hơn, ytansh những tranh cãi không cần thiết.
- Công thức tính: Trình bày ngắn gọn công thức tính – từ các tham số đã thống nhất như Doanh thu, sản lượng.
- Tổng trọng số phải bằng 100%
- Số kế hoạch: Là con số hoặc mốc thời gian, thể hiện rõ ràng mục tiêu. Ví dụ: Với chỉ tiêu Doanh thu, Đơn vị tính = Tỷ đồng, Số kế hoạch = 150. Không trộn lẫn Số kế hoạch và Đơn vị tính.
- Số thực hiện: Là con số phản ánh kết quả thực hiện chỉ tiêu. Ví dụ, với chỉ tiêu Doanh thu, số thực tế trong kỳ là 170 (tỷ đồng).
?Đo lường được (Measurable)
KPI phải có khả năng đo lường. Lý tưởng là từ các phần mềm quản lý sẵn có như ERP, CRM hay Quản lý sản xuất… Nếu không, phải chỉ rõ nguồn dữ liệu. Nếu chỉ số chưa có phương thức đo lường quá khứ, cần bổ sung.
Áp dụng công cụ SMART để xây dựng KPIs phù hợp
?Có thể đạt được (Achievable)
Chỉ số phải đảm bảo nằm trong khả năng của công ty hay bộ phận, mặc dù khuyến khích nên đặt mục tiêu thách thức hơn mức thông thường.
?Thực tế (Realistic)
Tính đến các yếu tố có thể ảnh hưởng đến khả năng đạt mục tiêu. Ví dụ, đại dịch Covid-19 có thể ảnh hưởng lớn đến khả năng đạt mục tiêu của hầu hết doanh nghiệp, cần cân nhắc khi lập chỉ số kế hoạch.
?Có mốc thời gian cụ thể (Time-bound)
KPI phải có mốc thời gian cụ thể. Thường là theo tháng, quý, năm, hoặc một mốc cụ thể trong năm.
Những lý do khiến doanh nghiệp không đạt được KPI là gì?
Cho dù các doanh nghiệp đã hiểu rõ bản chất về KPI là gì thì cũng không phải doanh nghiệp nào cũng đạt được KPI mục tiêu đã đề ra. Dưới đây là một số các lý do mà ảnh hưởng đến việc doanh nghiệp không đạt được KPI của mình.
- Mục tiêu không rõ ràng và không phù hợp, không đủ SMART.
- Đặt ra KPI và truyền thông chưa đủ rộng rãi.
- Triển khai mục tiêu KPI không được sự đồng thuận của nhân viên.
- Hệ thống mục tiêu KPI không thiết thực và quá xa vời với thực tế.
- Không có người quản lý đủ năng lực để giám sát, đánh giá và báo cáo kịp thời.
- Quy trình xây dựng KPI phức tạp, không tập trung đến hệ thống mục tiêu trong quy trình.
- Năng lực thực tế của nhân viên không đủ để đạt được KPI.
- Cho dù chỉ ảnh hưởng bởi một trong số các lý do trên cũng đã đủ khiến cho KPI được triển khai trở nên mơ hồ, do đó doanh nghiệp cần đảm bảo đã hội tụ đủ những yếu tố cần thiết trước khi bắt tay vào triển khai mục tiêu KPI nhé.
